Kort overzicht algemene informatie voor vrijwilligers

Belangrijke telefoonnummers
- coördinator DAC: Ronald Kaandorp 071-3011202
- beveiligingsdienst DAC:
- Dieuwertje Overdijk: 071-5220144
- Ger Ligtvoet: 071-5172432 / 0644438236

Wetenswaardigheden

Voor de soos is er een tas. De tas bevat:
- sleutel van het DAC
- de kas (sleuteltje zit in het voorvak)
-adressenlijsten van bezoekers, aanwezigheidslijsten, aanmeldformulieren
- aantekeningenschrift
- een witte klapper met een draaiboek van de soos, activiteiten programma’s en andere info

Het DAC legt voor de soos een lijst klaar waarop de afgenomen drankjes kunnen worden aangetekend. Deze drankjes worden door Lasoos betaalt uit onder meer de inkomsten van een avond. Vrijwilligers drinken op kosten van de soos. De drankjes die vrijwilligers consumeren dienen op de achterkant van de lijst te worden aangetekend. Het DAC hanteert lijsten met dag- en avondprijzen. Deze lijsten liggen, als ze aanwezig zijn, in het meest linkse kastje onder de gootsteen in de keuken.

(zie info vrijwilligers) draaien elke soos en zijn voor de bezoekers de vaste gezichten op een avond.

Entreegeld bij activiteiten op het DAC: € 4,-

Tijden:

19.15-19.30u:            - aankomst vrijwilligers

- soos tas ophalen bij Dieuwertje (Heivlinder 2)

- openen DAC (alarm afzetten, nooduitgangen ontsluiten)

19.30-20.00u:            - vrijwilligers uiterlijk aanwezig
- uitleg van de activiteiten op die avond aan vrijwilligers door organisator van die avond
- klaarzetten spullen voor activiteiten/normale soos
- ruimten DAC gezellig maken (kaarsjes neerzetten, lichten dempen)

20.00u:                        - aanvang soos + bar openen
- uitleg activiteiten van die avond aan bezoekers door organisator

20.15u            -            - start van activiteiten

21.45u:            - sluiten bar

22.00u:            - einde van de soos (zorgen dat bezoekers het pand verlaten)

22.15u:                        - evaluatie avond
- opmaken formulier van kasopbrengsten
- schrijven in het schrift over activiteiten en sfeer van die avond en bijzondere gebeurtenissen of andere wetenswaardigheden die voor de andere groep van belang kunnen zijn
- afsluiten soos (nooduitgangen afsluiten, lichten uitdoen, tussendeur bij keuken sluiten, alarm aanzetten, buitenste deur afsluiten, soos tas naar Dieuwertje)

Taken:
Kasdienst:            - bezoekers entreegeld laten betalen

                        - noteren op aanwezigheidslijst wie heeft betaald

            - nieuwe bezoekers: eerste keer hoeven ze NIET te betalen, aanmeldformulier laten invullen, naam met vermelding 1^e keer noteren op aanwezigheidslijst, gratis kopje thee of koffie aanbieden

Bardienst:            - controleer of het DAC voor LaSoos een AVONDlijst voor het aantekenen van drankjes heeft klaargelegd en of er voor bezoekers een kopie van deze lijst aanwezig is
            - aantekenen van drankjes op lijst + afrekenen van drankjes

Overig:            - begeleiden van activiteiten, bezoekers bij gewone soos aan een spelletje zetten

Calamiteit?????

Kasopmaak

Kasformulieren zijn te vinden in de tas. Hierna enige toelichting.

Het beginbedrag staat in de kas vermeld

Bij het inkomstenbedrag: aantal bezoekers (minus nieuwe bezoekers: 1^e keer) x € 4,-

Bij inkomsten drank: totaal bedrag van aangetekende drankjes van bezoekers op avondlijst

Werkelijk in kas: het exacte bedrag in kas

Bij drankjes vrijwilligers: totaal bedrag van aangetekende drankjes van vrijwilligers

Op lijst voor het DAC het volgende vermelden:

totaal bedrag van drankjes bezoekers + totaal bedrag van drankjes vrijwilligers

Uitjes

Bij uitjes wordt meestal 10 à 15 minuten voor vertrek verzameld op Leiden CS onderaan perron 1. Bezoekers gaan ook op eigen gelegenheid naar de desbetreffende locatie.

Er gelden meestal andere tijden voor uitjes. Deze tijden worden van te voren bekend gemaakt aan bezoekers en vrijwilligers en op de website gezet.

Ook de prijzen zijn anders. Het uitgangspunt is dat bezoekers voor hun eigen uitje betalen en de soos geen kosten heeft. Bijvoorbeeld bij de bioscoop betalen bezoekers hun eigen kaartje. Ook bij een bowlingbaan wordt ongeveer € 5,- gevraagd. De prijzen zullen over het algemeen voor uitjes zijn vermeld in de draaiboeken die zijn te vinden op de website.

Taken ‘organisator van een avond’

-       verzint nadere invulling van geplande activiteit, indien dat nodig is

-       zorgt ervoor dat de spullen die nodig zijn voor de activiteit aanwezig zijn

-       bespreekt de locaties bij uitjes

-       zoekt de adres, ligging, route en eventueel de tijden van het openbaar vervoer uit

-       informeert andere vrijwilligers over de activiteit

-       is verantwoordelijk voor de coördinatie op een avond en verdeelt zonodig de taken onder vrijwilligers

Vervanging en afwezigheid

-       - vervanging voor een avond dien je zelf te regelen

-       - doorgeven aan Stuurgroep of Ger dat je niet komt en wie jou vervangt die avond

-       - bij geen vervanging: overleggen met Stuurgroep of Ger of je aanwezigheid kan worden gemist

Declaratiemogelijkheden

- bij Winfred Haasse kunnen de kosten van de uitjes die zijn voorgeschoten worden gedeclareerd

·      brief met bonnetjes en vermelding van je rekeningnummer sturen

- vrijwilligers kunnen reiskosten declareren en hebben recht op een vergoeding van € 5,- per avond